La Empresa de Limpieza de mi Despacho y la LOPD

Este Post viene para ampliar la explicación a una duda de un Administrador de Fincas de Girona.  La Pregunta o Duda, surgía cuando en una conversación entre compañeros de la Profesión se debatía si la Empresa de Limpieza, que solo se le contrata para limpiar el despacho, tiene que estar indicada en el Documento de Seguridad del Despacho del Administrador de Fincas, ya que no tiene nada que ver la limpieza con la Administración de las Fincas.

Para contestar esta duda no vamos a recurrir a la LOPD si no al Real Decreto 1720/2007 del Reglamento de Desarrollo de la LOPD, en su Artículo 82:

  1. Cuando el responsable del fichero o tratamiento facilite el acceso a los datos, a los soportes que los contengan o a los recursos del sistema de información que los trate, a un encargado de tratamiento que preste sus servicios en los locales del primero deberá hacerse constar esta circunstancia en el documento de seguridad de dicho responsable, comprometiéndose el personal del encargado al cumplimiento de las medidas de seguridad previstas en el citado documento.

Este párrafo dice que cuando el Responsable del Fichero o Tratamiento, (el Administrador de Fincas), facilite el acceso (para poder limpiar la empresa de Limpieza tiene que estar dentro del despacho y está dentro porque el Administrador de fincas le ha dejado entrar) a los datos (muchas veces mientras estamos trabajando con datos, la empresa de limpieza esta realizando su servicio y puede mirarlos, aunque sea sin querer) debe hacerse constar esta circunstancia en el Documento de Seguridad.  Así que se tiene que indicar la empresa de Limpieza en el Documento de Seguridad, y quien dice la empresa de Limpieza, dice las empresas que hacen un mantenimiento en el Despacho del Adminstrador de Fincas, tales como el del Extintor, el del Aire Acondicionado, etc. Y por supuesto tiene que existir un contrato del los que se llaman de PRESTACION DE SERVICIOS SIN ACCESO A DATOS.

Asi que como podreis ver en nuestro Documento de Seguridad tienen que estar todas las empresas que nos prestan un servicio, tanto sea con los datos propiamente dichos o que sin que los utilicen pero puedan, aunque sea sin querer, tener acceso a ellos.

Y otra cosa que se vuelve a desprender de esto es de la importancia de tener nuestro Documento de Seguridad SIEMPRE ACTUALIZADO

 

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