Administradores de Fincas y Whatsapp. Parte 1

Que los Administradores de Fincas quieren estar a la última. No hay ningún tipo de duda.

Qué los Administradores de Fincas apuestan por la transparencia, pero con limites (y si no mirar la entrada LA TRANSPARENCIA ES BUENA HASTA QUE SE TOPA CON  LA LOPD).  Saben que es el futuro.

Que la transparencia hace que el Administrador de Fincas sea más profesional y cercano. No hay nada que decir nada al respecto.

Que Whatsapp ayuda a esta cercanía con los propietarios y otros clientes. Es un gran acierto.

Por lo que en muchos Despachos se están implantando la herramienta de Whatsapp como otra vía de comunicación, más directa y más rápida, que evita llamadas de teléfono, por lo que se adquiere mayor eficacia, eficiencia y efectividad en el Despacho.

¿Y la Protección de Datos? ¿Dónde queda en todo esto?

Tenemos claro que si se decide utilizar Whatapp en el despacho tiene como finalidad  comunicarse con personas mediante esta herramienta, por lo que seremos el Responsable del Tratamiento, y que tendremos datos de carácter personal, como por ejemplo el número de teléfono y en muchos casos el nombre de la persona que se comunica con nosotros.

No podemos decir que estos datos ya los tenemos contemplados en nuestro Documento de Protección de Datos en un tratamiento llamado PROPIETARIOS, por lo que no se necesitaría hacer nada en tema de la Protección de Datos por dos motivos principalmente.

  • Los datos de los PROPIETARIOS pertenecen a las Comunidades, que son las Responsables de Tratamiento y NO a nosotros como Administradores de Fincas que somos los Encargados de Tratamiento (Ver el siguiente enlace al Blog, que aunque sea de la antigua normativa, el concepto es el mismo).
  • NO todos los datos que trataremos serán de los propietarios, también pueden ser de otros clientes, que no tengan nada que ver con la Administracion de Fincas, o porque no decirlo del nieto de uno de los propietarios, que se interesa cuanto debe su abuelo o para informar que se ha fundido una bombilla en su rellano.

Por lo que nuestro despacho estará tratando datos, que lo podríamos denominar WHATSAPP, que son datos de carácter personal, a parte de los principales como CLIENTES, NOMINAS, VIDELOVIGILANCIA, etc. Y se tendrá que reflejar en nuestro Registro de Actividades de Tratamiento del Documento que recoge la adecuación a la LOPD-GDD con todo lo que ello conlleva. Y por cierto, tal y como lo dice el Reglamento General Europeo de Protección de Datos (RGPD), en su artículo 31.1 antes de utilizar Whatsapp  deberíamos realizar los que se llama una Evaluación de Impacto, (en un futuro lo desarrollaré en otro post)

Por último si se me permite me gustaría dar un consejo: El Reglamento General Europeo de Protección de Datos, basa la recogida de los datos de carácter personal en el derecho de la Informacion previo al Consentimiento del tratamiento de datos personales.  Pues bien, es verdad que si alguien se pone en contacto con nosotros mediante Whatsapp podríamos decir, que gracias a ello, nos esta dando su consentimiento para que  tratemos sus datos, pero igualmente no le hemos informado de nuestra política de privacidad, por lo que mi consejo es que en el primer mensaje de contestación se dijera:

“Le informamos que sus datos serán tratados con la siguiente finalidad ……  (siguiendo las indicaciones del articulo 13 del RGPD)”.

Y recordar, cumplir con la Protección de Datos NO es cumplir con la Ley de Protección de Datos ni con su Reglamento.  Va mucho más allá.

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