Administradores de Fincas y Whatsapp. Parte 2

Ser o no Ser. Grupo o Lista de Difusión en Whatsapp

Este dilema a uno no se le plantea al principio de usar Whatsapp en el Despacho del Administradores de Fincas.  Tal y como ya expliqué en una entrada en el Blog “Administradores de Fincas y Whatsapp. Parte 1” Whatsapp es una herramienta muy efectiva para la comunicación con los propietarios de las comunidades que administramos, nos da agilidad, transparencia, rapidez, respuesta casi inmediata, etc. aspectos que nos demandan nuestros clientes y que hacen que confíen en nosotros y que queden satisfechos con nuestro servicio.

Lo que se suele hacer es crear Grupos de Whatsapp por cada una de las comunidades de propietarios que administramos para así poder ponernos en contacto con ellos e incluso para que los propietarios nos puedan informar sobre siniestros, incidencias de la comunidad y pasarnos fotos o videos de la comunidad para que estén infamados todo el mundo y no recibamos repetitivamente la misma incidencia una y otra vez.

Pero….. ¿Por que el Colegio de Administradores de Fincas de Madrid recomienda que se utilice una Lista de Difusión para comunicarnos mediante Whatsapp con los propietarios? Os pongo aquí el tuit donde lo recomienda

Pues una de las posibles repuestas se encuentra en el Reglamento General Europeo de Protección de Datos (RGPD) concretamente en dos aspectos:

El primero en su artículo 5 Principios Relativos al Tratamiento de Datos. En su apartado C) dice que los datos deben ser adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con los fines para los que son tratados.  Lo que también se llama “Minimización de Datos”  Con esto a lo que se refiere es que si no son estrictamente necesarios unos datos para cumplir un fin de tratamiento, pues que no los pongas o divulgues. Esto se consigue mas con una Lista de Difusión que no con el grupo de Whatsapp.

Segundo ¿Os acordáis del Post que antes he hecho referencia un poco más arriba? En el explico que antes de utilizar Whatsapp para comunicarnos con los propietarios, se tendría que realizar una Evaluación de Impacto, tal y como lo obliga el Artículo 31.1 del RGPD.  Pues bien, a una de las conclusiones que llegaríamos en la realización de esta Evaluación de Impacto es que es mucho mejor utilizar una Lista de Difusión por cada comunidad que crear un Grupo por cada Comunidad de Propietarios ya que de esta manera ganamos seguridad y privacidad, o lo que es lo mismo protegemos mucho mejor los datos que utilizamos cuya finalidad es la de la comunicación con los propietarios de las Comunidades que administramos, cosa que también nos obliga de Ley.

Con todo esto NO quiero decir que los que estáis utilizando los Grupos de Whatsapp lo estéis haciendo mal, y solo lo están haciendo bien los que utilizan las Listas de Difusión.  Lo que quiero decir es que si utilizáis los Grupos de Whatsapp tenéis que tener mas cosas en cuenta, cumplir con más obligaciones y que es fácil que si no estáis bien asesorados podáis estar haciendo algo mal sin querer.

Y os recuerdo que tal y como dice el Colegio de Administradores de Fincas de Madrid, es solo un consejo.

Por lo que os recomiendo que si tenéis dudas os pongáis en contacto con vuestro Consultor en Protección de Datos de confianza y que os asesore en este aspecto.

Y tu ¿Utilizas Whatsapp en el Despacho para comunicarte con los propietarios de las comunidades que administras? Deja tu experiencia en los comentarios.

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