Hoy me gustaría hacer una reflexión en un tema, que la primera vez que lo vi, me sorprendió, la segunda vez que lo vi dije: “mira!!! Que casualidad”, la tercera vez pensé: “Pues sí que está extendido!!!”, la cuarta vez: “No puede ser fruto de tanta casualidad” …… y la decima vez: “Tengo que escribir un post explicándolo”

Pues bien, el tema es el siguiente:

Hay muchos Administradores de Fincas (también aquí se podría poner como ejemplo, Gestorías, Empresas de Recursos Humanos) que al adecuarse a la Ley Orgánica de Protección de Datos, inscriben los siguientes ficheros:

CLIENTES Y/O PROVEEDORES: Cuya finalidad es GESTION DE CLIENTES Y PROVEEDORES

PERSONAL O NOMINIAS: Cuya finalidad es GESTION DE NOMINAS Y RECURSOS HUMANOS

COMUNIDAD DE PROPIETARIOS: Cuya finalidad es GESTION DE LOS DATOS DE LA COMUNIDAD DE PROPITARIOS

Está claro que le fichero CLIENTES Y/O PROVEEDORES, pertenece al Administrador de Fincas, ya que él decide sobre la finalidad del fichero y actúa como Responsable del Fichero. El Fichero PERSONAL O NOMINAS, fichero que recoge los datos del personal del Administrador de Fincas, también está claro que pertenece al Administrador de Fincas, aunque muchas veces el Encargado del Tratamiento es una Gestoría; pero…. y el Fichero COMUNIDAD DE PROPIETARIOS, ¿Verdaderamente pertenece al Administrador de Fincas? Para resolver esta pregunta vamos a ver dos definiciones que están en la L.O.P.D.

Responsable del Fichero o Tratamiento: persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, u órgano administrativo, que decida sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento.

Encargado de Tratamiento: La persona física o jurídica, autoridad pública, servicio o cualquier otro organismo que , solo o conjuntamente con otros, trate los datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Por lo que la pregunta es: ¿Quién decide sobre la finalidad de este fichero? La respuesta es: LA COMUNIAD DE PROPIETARIOS. Mirándolo de otra manera seria ¿A quién pertenecen los Datos Personales del fichero? A LA COMUNIDAD DE PROPIETARIOS.

Algún Administrador de Fincas me ha comentado que este fichero (que contiene los datos de todos los propietarios de todas las comunidades que administran) es del Administrador de fincas porque los datos de los propietarios los introducen en sus sistemas informáticos (por eso algunas veces este fichero también lo llaman GESFINCAS). Pues bien, siguiendo este razonamiento podríamos llegar a estos casos:

• Cuando contrata la Comunidad al Administrador de Fincas, vecino por vecino tendrían que dar su consentimiento al Administrador de Fincas para que tuviera sus Datos. Sé que alguno me puede decir: “Se pone en el acta, que los datos de los propietarios serán incluidos en el fichero propiedad de Administrador de Fincas y que podrán ejercer sus derechos ARCO ….. ”
• Si un vecino vende el piso, tendría que ejercer su derecho de Cancelación dos veces: uno del administrador y el otro en la Comunidad de Propietarios y en sitios diferentes a no sea que se haya modificado la dirección donde ejercer los derechos de la Comunidad de Propietarios.
• ¿Y en el caso que la comunidad dejara de ser administrada? Entonces, vecino por vecino tendrían que pasar por las oficinas del administrador para ejercer el derecho de Cancelación.

Pero no dejemos de verlo como realmente es: Se contrata a un Administrador de Fincas, para que realice las labores propias de la Comunidad de Propietarios, y por eso se convierte en el Encargado de Tratamiento.

Eso si, en el Documento de seguridad del Administrador de Fincas, tiene que detallar las Comunidades de Propietarios que administra como Responsable de Tratamiento. Pero esto será el tema de una nueva entrada en el Blog.