En el post anterior vimos si Zoom cumplía el RGPD, y vimos que mas importante que saber si Zoom cumplía el RGPD era saber si nosotros cumplíamos como Despacho el RGPD al utilizar esta herramienta.

En respuesta a este post el Sr. Pablo Ruiz, CEO de la Administración de Fincas Acerta Gestion de Guadalajara nos contestó mediante el siguiente Tuit.

Una cuestión me suscita la lectura, donde se deben de realizar esos apuntes/advertencias, en comunidad o en despacho del administrador, pues la junta vía zoom la convoca la comunidad a través de su presidente y el administrador lo que hace es asistir como un propietario más 🤔🤔

— Pablo Ruiz (@PabloAcerta) May 7, 2020

Donde preguntaba a grandes rasgos quien estaba obligado a apuntar en su Registro de Actividades de Tratamiento la utilización de Zoom, si la Comunidad de Propietarios en su documentación de Protección de Datos o el Despacho de la Administración de Fincas en su documentación de Protección de Datos ya que quien convoca la Junta de Propietarios es le Presidente, tal y como lo dice la Ley de Propiedad Horizontal o el Llibre V del Còdig Civil Català.

Veamos que dice el RGPD al respecto, en sus definiciones.

Articulo 4.7

 “Responsable del tratamiento o Responsable: la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u otro organismo que, solo o junto con otros, determine los fines y medios del tratamiento (…)”

Por lo que las preguntas que hay que responder, con el corazón en la mano, son en relación para saber quién determina este fin, quien determina el medio de tratamiento. Y estas podrían ser:

¿Quién decide que se haga por videoconferencia?

¿Quién hace la Evaluación de Impacto para saber si estamos en normativa del RGPD cuando utilizamos esta u otra herramienta?

¿Quién decide que sea Zoom (por ejemplo) la mejor opción para hacerlo?

¿Quién es el titular de la cuenta de Zoom?

¿Quién será el administrador de la sesión de Zoom?

Si la respuesta es el Administrador de Fincas, tendría que ser el Despacho quien tendría que incluir en su Registro de Actividades de Tratamiento de Protección de Datos este tratamiento.

Sé que alguno de vosotros puede pensar que es entre los dos, entre la Comunidad de Propietarios y el Administrador de Fincas con otros argumentos.  Pues no hay problema, ya que como hemos visto en el  articulo 4.7 y el artículo 26 del RGPD, contempla que haya más de un Responsable de Tratamiento, por lo que se tendría que registrar en el Registro de Actividades de Tratamiento de la Comunidad de Propietarios y en el Registro de Tratamiento de la Administración de Fincas.

Y seguramente algunos dirán que los dos argumentos anteriores no son correctos, que solo es la Comunidad de Propietarios, quien es la única Responsable de Tratamiento de la utilización de la herramienta de videoconferencia. En este caso se tendría que registrar en el Registro de Actividades de Tratamiento de la Comunidad de Propietarios y en el Registro de Actividades de Tratamiento del Despacho de la Administración de Fincas.

¿Comoooo? ¿También en el del Administrador de Fincas? Pues si y así lo determina el artículo 30.2 del RGPD.

“Cada Encargado de Tratamiento y, en su caso, el representante del encargado, llevará un registro de todas las categorías de actividades de tratamiento efectuadas por cuenta de un responsable de tratamiento”

Por lo que también se tendrá que indicar en el Registro de Actividades de Tratamiento del Despacho de la Administración de Fincas junto con los otros tratamientos de las Comunidades de Propietarios de los cuales administramos con tanto cariño.

En resumen, el Reglamento General de Protección de Datos, contempla todas las respuestas posibles, y en todas ellas SIEMPRE, SIEMPRE, SIEMPRE, como mínimo, es en la Documentación de Protección de Datos del Despacho donde se tiene que reflejar en el Registro de Actividades de Tratamiento (con todo lo que eso conlleva).

Y ahora sabiendo todas las opciones, y todas las definiciones que da el RGPD, yo os lanzo la pregunta ¿Quién tendría que reflejar en el Registro de Actividades de Tratamiento la utilización de Zoom?

Pues con el corazón en la mano la respuesta seria……..  la segunda. Tanto el Presidente de la Comunidad de Propietarios como el Administrador de Fincas, serian los Responsables de Tratamiento, ya que el Presidente es el que autoriza la utilización de la herramienta y el Administrador de Fincas es quien es el administrador de la herramienta y quien tendría que hacer la Evaluación de Impacto.

Soy consciente que para mucho de vosotros esto es nuevo, siempre habíamos dicho que la Comunidad de Propietarios era el Responsable de Tratamiento y el Administrador de Fincas el Encargado de Tratamiento, por eso si tenéis dudas o preguntas me las podéis hacer en mi correo electrónico info@taconsulting.es

Por supuesto si este articulo lo habéis visto interesante, sería un verdadero honor que lo compartierais, y si queréis hacer alguna reflexión las podéis poner en los comentarios.