¿Eres un Administrador de Fincas Proactivo?

Uno de los cambios más significativos del Reglamento General Europeo de Protección de Datos con la antigua Ley Orgánica de Protección de Datos, 1999 es la desaparición de la obligación de inscribir en la Agencia Española de Protección de Datos los ficheros de tratamiento de datos (todavía escucho a muchas personas descorchar botellas de cavas, ya que pensaban que ahora la Agencia Española de Protección de Datos NO controlarían las Comunidades de Propietarios por lo tanto adecuarlas a normativa pues ya no es tan importante).

En contraposición el Reglamento General de Protección de Datos, introdujo un nuevo principio, que es el principio de PROACTIVIDAD.  Lo que dice este principio es sencillo, simplemente tienes que estar adecuado a la normativa de Protección de Datos, y además TIENES QUE DEMOSTRARLO.

¿Demostrarlo a quién? Pues si eres Administrador de Fincas, tienes que demostrar que cumples con la normativa de Protección de Datos a las Comunidades de Propietarios

¿Comooooo? Pues si, las Comunidades de Propietarios están obligadas por Ley a contratar a Administradores de Fincas que cumplan con la Protección de Datos.

Artículo 28.1 del Reglamento General Europeo de Protección de Datos.

“1.Cuando se vaya a realizar un tratamiento por cuenta de un responsable del tratamiento, este elegirá únicamente un encargado que ofrezca garantías suficientes para aplicar medidas técnicas y organizativas apropiados, de manera que el tratamiento sea conforme con los requisitos del presente Reglamento y garantice la protección de los derechos del interesado”

Artículo 28.3.h del Reglamento General Europeo de Protección de Datos, respecto al Encargado de Tratamiento:

“Pondrá a disposición del responsable toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el presente artículo, así como para permitir y contribuir a la realización de auditorías, incluidas inspecciones, por parte del responsable o de otro auditor autorizado por dicho responsable.”

Os recuero que las Comunidades de Propietarios son los Responsables de Tratamiento y los Administradores de Fincas son los Encargados de Tratamiento. Por lo que si algún día una Comunidad de Propietarios os quiere contratar como Administradores de Fincas, no seria descabellado que os digan que quieren realizar una auditoria en materia de Proteccion de Datos, extraño si, pero descabellado no, y hay que estar preparado para ello.

Y por supuesto hay que demostrarlo, si es el caso, a la Agencia Española de Protección de Datos y NO sirve demostrarlo a “Toro Pasado”

¿Y como se demuestra? Pues por ejemplo teniendo toda la documentación ACTUALIZADA (a eso se llama ser PROACTIVO).

Así que mi pregunta que tengo para vosotros es ¿Tienes la Documentación, como Administrador de Fincas, de Protección de Datos ACTUALIZADA?

Si tu respuesta es afirmativa ….. ¿Seguro que esta ACTUALIZADA?

Para comprobarlo si realmente esta actualizada os voy a poner un ejercicio.  Cuando podáis cogéis vuestra documentación de Protección de Datos del Despacho, buscáis el Registro de Actividades de Tratamiento también conocido como RAT, y ahí, miráis si están todas las Comunidades de Propietarios que administráis. Si la respuesta es que SI, mi ENHORABUENA, es un paso de gigante para ser proactivo.  Si la respuesta es NO, llamar al profesional que se encarga de vuestra Protección de Datos y que os actualice ese punto y acordar un procedimiento para que cuando deis de alta una comunidad o de baja, informar al consultor y que este lo actualice en dicha documentación.  Y quiero poner en énfasis que sea el consultor que lo actualice por dos motivos: El primero él es el profesional en materia de Protección de Datos, y segundo,  ya solo faltaría que con lo que tenéis en vuestro día a día, también tengáis que estar pendientes de actualizar estas cosas.

Así que os repito la pregunta ¿Eres PROACTIVO?

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