Grabación de las Juntas por Videoconferencia y la LOPD-GDD

El otro día se me cumplió un sueño que tenía desde hace tiempo. Cuando creamos TA Consulting Protección de Datos, decidimos que una de nuestras misiones era la de sensibilizar a los Administradores de Fincas y a las Comunidades de Propietarios de la importancia de cumplir con la Protección de Datos, porque no es solo un mero trámite, va mucho más allá, es proteger un DERECHO FUNDAMENTAL de los ciudadanos y los Administradores de Fincas tienen un papel muy importante en esto.  Y nos dijimos que si algún día nos invitaban a hablar en alguna conferencia aceptaríamos y gustosamente acompañaríamos a los Administradores de Fincas a no caminar solos por este mundo de la Protección de Datos.

Pues bien, ese día, llegó. Fuimos invitados por Pablo Ruiz de Acerta Gestión, a participar en un webinar donde el gran Alfonso G. Martínez, de del Despacho  Martínez Reina, enseñó a otros Administradores de Fincas a cómo utilizar la aplicación de Zoom para poder realizar Juntas de Propietarios por Videoconferencias.

Nuestro propósito, en la mesa de debate, o mejor dicho, desde el sofá tal y como se anunciaba, junto con otros Administradores de Fincas como Francisco Rollón, del Despacho ARQ Houses y Diego Quilez del Despacho Quilez Administración de Fincas, era la de responder a diversas preguntas relacionadas con la Protección de Datos al utilizar la Plataforma Zoom.

Una de las dudas que surgieron era si se podía grabar la sesión de Zoom y guardarla para diferentes finalidades, como por ejemplo para poder redactar el Acta con mayor detalle, o por si algún comunero que no pudo asistir a la Junta saber de que estuvieron hablando, o también por si alguien quería impugnar el Acta tener pruebas de lo que se acordó, o por ejemplo guardarla como otro documento mas que tiene la Comunidad de Propietarios, etc.

La Ley Orgánica de Protección de Datos y la Agencia Española de Protección de Datos, considera que el tratamiento de imágenes es un tratamiento muy invasivo, y en nuestro caso no solo porque vamos a grabar nuestras caras, si no también nos vamos a meter dentro de las casas de los propietarios, en las cocinas, en los comedores e incluso en los dormitorios, nos vamos a meter en la privacidad del hogar.

Actualmente a día de hoy la Agencia Española de Protección de Datos NO ha sacado ninguna guía sobre videoconferencias pero si que las ha nombrado en su Blog. Al ser un tratamiento de imágenes nos tenemos que fijar mucho en otro tiramiento de imágenes más regulado, como es el de videovigilancia.

Lo primero que tenernos que tener claro es con que finalidad quiero grabar, yo como Administrador de Fincas, la sesión, y digo: “Yo como administrador de fincas” ya que voy a convertirme en este caso responsable de tratamiento, debido a que soy yo quien decide sobre la finalidad de la grabación, y no la comunidad. Vale, os admito la figura del Corresponsable de tratamiento (Art 26 RGPD)

Si la finalidad es para si algún vecino quiera ver la reunión porque no pudo asistir y así saber de que se habló. Pues la respuesta es NO se puede grabar, ya que para esta finalidad existe el Acta de la Junta de Propietarios, que se entrega a todos los propietarios donde se detalla los acuerdos que se han tomado.

Si la finalidad es “por si” algún vecino quiere impugnar el Acta, tener una prueba de los acuerdos que se tomaron, ese “por si” es desproporcionado, no podemos guardar algo muy intrusivo “por si” pasa algo

Si la finalidad de la grabación es para posteriormente confeccionar el Acta mucho más detallada, de lo que se podría hacer si no estuviera grabada la Junta, en este caso SI, que se podría, pero en cuanto se confeccionara se tendría que eliminar el archivo, sin posibilidad de poderlo recuperar y recuerdo que el máximo plazo para la conservación de las grabación es de 30 días.

Si durante los días que tuviéramos la grabación, algún propietario emprende acciones judiciales referente a la Junta de Propietarios, lo que deberíamos hacer es bloquear el archivo de video, lo que significa que no se puede tratar, y una de las particularidades de que no se puede tratar significa que no se puede visualizar.  Deberíamos clonar el archivo y ponerlo a disposición judicial.  Por cierto, esta clonación la debería realizar una empresa especializada, para que luego no nos pudieran acusar de manipulación de pruebas.

Alguien podría pensar, que estamos muy limitados con la grabación en video de la Junta por culpa de la Protección de Datos, pero ¿Qué pasaría si solo cogiéramos el audio de la grabación? Podríamos conservarla mas tiempo ya que no se dice nada sobre el sonido.  Antes de nada he de decir que la voz es un dato personal como la imagen.  Dicho lo cual, lamentablemente tampoco lo podríamos realizar, debido al principio de proporcionalidad. Es completamente desproporcionado el almacenamiento del audio, ya que seguramente guardaríamos comentarios privados, irrelevantes para la Junta de Propietarios y se trataría de una intromisión ilegitima en el derecho de la intimidad (Art 18.1 de la Constitución Española), tal y como lo explico la Agencia Española de Protección de Datos en un Informe Jurídico.  En conclusión, tampoco podríamos guardar solo el audio de la grabación de la Junta de Propietarios.

Como podréis observar hay que tener mucho cuidado cuando se graban imágenes, en este caso de la Junta de  Propietarios, porque sin querer nos podríamos meter en un lio gordo.

Estoy seguro que cuando ya se apruebe en toda España el poder realizar videoconferencias para la celebración de las Juntas de Propietarios la Agencia Española de Protección de Datos creara una Guía para darnos más luz sobre esta cuestión que más temprano que tarde saldrá adelante.

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