Cuando una Comunidad de Propietarios llega a un Administrador de Fincas suele ser porque existe un problema (no se fían de los presidentes, hay morosidad, tienen que hacer una obra grande, nadie quiere ser presidente….. )así que el Administrador de Fincas, abre sus brazos y la acoge, la mima y da soluciones.

Casi lo primero que hace el Administrador, es recoger la documentación, clasificarla, y archivarla: La póliza de seguro, el contrato de luz, las cartillas bancarias, el sello de la comunidad, las facturas de los suministros, los libros de actas de color granate, una caja metálica llena de tiquets con la llave colgando en el asa, un motón de presupuestos olvidados, etc., etc., etc.

Pero ¿Quién se acuerda de comprobar si existe el Documento de Seguridad de la adaptación a la LOPD, con sus respectivos ficheros inscritos en el Registro de la Agencia de Protección de Datos? Lamentablemente este punto se suele olvidar y es bastante importante ya que es obligatorio por LEY, y además aparece la figura del Encargado de Tratamiento que recae sobre el Administrador de Fincas con todo lo que con ello conlleva.

Y esta comprobación, aunque parezca una tontería es muy importante por tres motivos:

• Si la Comunidad de Propietarios ya tienen inscritos los ficheros en la Agencia Española de Protección de Datos con su respectivo Documento de Seguridad, se tiene que hacer una modificación en dichos ficheros ya que ahora aparece, como he dicho antes, la figura del Encargado de Tratamiento, y hay que notificarlo y también en dicho Documento de Seguridad.

• Si la Comunidad de Propietarios ya tiene inscrito los fichero en la Agencia Española de Protección de Datos con su respectivo Documento de Seguridad, evitaremos duplicidades de Inscripción como este ejemplo.

Y recuerdo que las Comunidades de Propietarios NO tiene dos ficheros con los mismos datos.

• Si la Comunidad de Propietarios NO tiene hecha la Adaptación, están cometiendo una ilegalidad que hay que regularizar

En resumen, que es importantísimo conocer en qué situación se encuentra las Comunidades de Propietarios que Administramos, para luego evitar posible errores y duplicidades.

Y aprovechando la ocasión me gustaría daros la NOTICIA que en Febrero verá la Luz nuestra Newsletter, así que si eres un Administrador de Fincas, o propietario en una Comunidad de Vecinos, suscríbete a nuestra Newsletter para estar informado sobre la Ley Orgánica de Protección de Datos en Administradores de Fincas y Comunidades de Propietarios

Y sobre todo recuerda que «Tus Datos son tuyos y de nadie más»